ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL ECD - IN RFB Nº 1.420/2013
1 - INTRODUÇÃO
A Constituição Federal determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. Em face dessa disposição constitucional foi instituído o SPED, que compreende três grandes subprojetos, dentre os quais se destaca a Escrituração Contábil Digital (ECD), que visa a substituição da emissão de livros contábeis em papel pela sua existência apenas digital.
Neste procedimento são analisadas as disposições aplicáveis nessa modalidade de escrituração contábil, que poderá beneficiar os contribuintes e o fisco.
2 - OBRIGATORIEDADE
Estão obrigadas a adotar a ECD em relação aos fatos contábeis do ano-calendário, as seguintes pessoas jurídicas: Artigo 3º da IN RFB nº 1.420/2013
a) as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;
b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e
c) as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012
d) as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.
a) as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;
b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e
c) as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012
d) as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.
As pessoas jurídicas do segmento de construção civil obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário e dispensadas de apresentar a EFD, devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar.
art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, alterado pela Instrução Normativa RFB nº 1.486/2014.
2.1 - EMPRESAS DO LUCRO PRESUMIDO
Uma pessoa jurídica do lucro presumido para saber se está ou não obrigada ao envio da ECD, deverá considerar a receita do período, multiplicar pelo percentual de presunção do IRPJ e diminuir o IRPJ, a CSLL, o PIS e a COFINS que incidiram sobre receita do período.
Desta forma temos:
Receita do Período X percentual de Presunção - IRPJ + CSLL + PIS + COFINS = Valor Isento que pode ser distribuído.
EXEMPLO:
Desta forma temos:
Receita do Período X percentual de Presunção - IRPJ + CSLL + PIS + COFINS = Valor Isento que pode ser distribuído.
EXEMPLO:
| Receita Do Período | 200.000 | |
| Base do Imposto de Renda | 200000 X 32% | 64.000 |
| IRPJ 32 % X 15% | (9.600) | |
| CSLL 32 % X 9% | (5.760) | |
| PIS 0,65% | (1.300) | |
| COFINS 3% | (6.000) | |
| Lucro Distribuído com base no Percentual | 41.340 |
II - Acima do valor acima, a pessoa jurídica poderá distribuir, sem incidência do imposto de renda, até o limite do lucro contábil efetivo, desde que ela demonstre, via escrituração contábil feita de acordo com as leis comerciais, que esse último é maior que o lucro presumido.
Assim, caso a empresa demonstre através da escrituração contábil que a parcela de Lucros é superior ao valor de R$ 41.340,00, a parcela excedente poderá ser distribuída.
Por Exemplo, caso a empresa apure R$ 60.000,00 por meio de escrituração contábil, poderá distribuir R$ 18.660,00 (60.000,00 – 241.340,00).
Todavia, se houver qualquer distribuição de valor a título de lucros, superior àquele apurado contabilmente, deverá ser imputada à conta de lucros acumulados ou de reservas de lucros de exercícios anteriores. Na distribuição incidirá o imposto de renda com base na legislação vigente nos respectivos períodos (correspondentes aos exercícios anteriores), com acréscimos legais.
Não havendo lucros acumulados ou reservas de lucros em montante suficiente, a parcela excedente será submetida à tributação nos termos do art. 3º, § 4º, da Lei nº 7.713, de 1988, com base na tabela progressiva a que se refere o art. 3º da Lei nº 9.250, de 1995, e esta será a base para verificar se a empresa do Lucro Presumido terá a obrigatoriedade de apresentação do SPED Contábil (ECD) à partir do ano-calendário 2014.
Assim, caso a empresa demonstre através da escrituração contábil que a parcela de Lucros é superior ao valor de R$ 41.340,00, a parcela excedente poderá ser distribuída.
Por Exemplo, caso a empresa apure R$ 60.000,00 por meio de escrituração contábil, poderá distribuir R$ 18.660,00 (60.000,00 – 241.340,00).
Todavia, se houver qualquer distribuição de valor a título de lucros, superior àquele apurado contabilmente, deverá ser imputada à conta de lucros acumulados ou de reservas de lucros de exercícios anteriores. Na distribuição incidirá o imposto de renda com base na legislação vigente nos respectivos períodos (correspondentes aos exercícios anteriores), com acréscimos legais.
Não havendo lucros acumulados ou reservas de lucros em montante suficiente, a parcela excedente será submetida à tributação nos termos do art. 3º, § 4º, da Lei nº 7.713, de 1988, com base na tabela progressiva a que se refere o art. 3º da Lei nº 9.250, de 1995, e esta será a base para verificar se a empresa do Lucro Presumido terá a obrigatoriedade de apresentação do SPED Contábil (ECD) à partir do ano-calendário 2014.
2.2 - SEM MOVIMENTO
Sem movimento não significa sem fatos contábeis, pois normalmente ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do contador, custo com o cumprimento das obrigações acessórias, entre outras, portanto as regras de obrigatoriedade não levam em consideração se a sociedade teve ou não movimento no período.
3 - OBRIGAÇÕES DISPENSADAS
A adoção da escrituração Fiscal Digital supre a necessidade das obrigações abaixo, desde que informados na Escrituração Fiscal Digital: Artigo 6º da IN RFB nº 1.420/2013
a) a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas em relação ao mesmo período;
b) a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário;
c) a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto.
b) a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário;
c) a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto.
4 - PRAZOS
O prazo de envio dependerá do tipo de evento ou período de escrituração, conforme colocado abaixo: Artigo 5º da IN RFB nº 1.420/2013
| Até o dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração |
.
| SITUAÇÃO ESPECIAL (extinção, cisão parcial ou total, fusão ou incorporação) | |
| Ocorrida de janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais | Último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração |
| Ocorrida de junho a dezembro do ano da entrega da ECD para situações normais | Último dia útil do mês seguinte ao do evento |
| Ocorrida de janeiro a dezembro de 2014 | Último dia útil do mês de junho de 2015 |
5 - LIVROS
Todos os livros da escrituração podem ser incluídos na ECD, sendo os livros diários e razão um livro digital único, cabendo ao PVA do Sped Contábil mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração: Artigo 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013
a) Livro Geral (registro G);
b) Diário com Escrituração Resumida (vinculada ao livro auxiliar) (registro R);
c) Diário Auxiliar (registro A);
d) Razão Auxiliar (registro Z);
e) Livro Balancetes Diários e Balanços (registro B);
f) Livro da SCP Mantidas pelo Sócio Ostensivo (registro S).
São formas alternativas de escrituração: em papel, em fichas ou digital, portanto não há a possibilidade de existir ao mesmo tempo dois livros diários em relação ao mesmo período, sendo, por exemplo, um digital e um impresso.
b) Diário com Escrituração Resumida (vinculada ao livro auxiliar) (registro R);
c) Diário Auxiliar (registro A);
d) Razão Auxiliar (registro Z);
e) Livro Balancetes Diários e Balanços (registro B);
f) Livro da SCP Mantidas pelo Sócio Ostensivo (registro S).
São formas alternativas de escrituração: em papel, em fichas ou digital, portanto não há a possibilidade de existir ao mesmo tempo dois livros diários em relação ao mesmo período, sendo, por exemplo, um digital e um impresso.
6 - QUANTIDADE DE LIVROS E ARQUIVOS
O arquivo da ECD corresponde a um livro por arquivo, não é possível que um arquivo comporte mais de um livro, sendo a ECD entregue em apenas um arquivo que deve corresponder a todo o ano-calendário.
Contudo existem algumas exceções, como por exemplo, a escrituração resumida com livros auxiliares, situação esta na qual poderá conter mais de um livro por ano-calendário e consequentemente mais de um arquivo, tendo em vista que haverá o livro principal (escrituração resumida) e um ou mais livros auxiliares.
7 - TAMANHO E PERÍODO
O livro é mensal, mas poderá conter mais de um mês, desde que não ultrapasse 1 GB (gigabyte).
Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir, portanto, se a escrituração possuir um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal for fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguindo os períodos adotados no livro principal.
Outros Limites:
a) Todos os meses devem estar contidos no mesmo ano;
b) Não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão parcial ou total, fusão, incorporação ou extinção).
Os períodos de escrituração do livro principal e dos livros auxiliares devem coincidir, portanto, se a escrituração possuir um livro principal e um livro auxiliar e, em virtude do tamanho, o livro principal for fracionado em 12 livros mensais, o livro auxiliar também deverá ser dividido em 12 livros mensais, seguindo os períodos adotados no livro principal.
Outros Limites:
a) Todos os meses devem estar contidos no mesmo ano;
b) Não deve conter fração de mês (exceto nos casos de início de atividade, cisão parcial ou total, fusão, incorporação ou extinção).
7.1 - SITUAÇÕES ESPECIAIS
Nos casos de Cisão parcial ou incorporação deverão ser geradas duas escriturações:
a) do início do ano-calendário, ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário, até a data da situação especial.
b) da data da situação especial até o final do ano-calendário.
A exceção, para os casos de cisão parcial ou incorporação, quando é incorporadora, ocorre se a data da situação especial ocorrer no último dia do ano. Nesse caso, será gerada apenas uma escrituração.
Caso a situação especial ocasione a extinção da pessoa jurídica, incorporação, no caso de incorporada, ou cisão total ou fusão, só haverá escrituração do início do ano-calendário, ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário, até a data da situação especial
b) da data da situação especial até o final do ano-calendário.
A exceção, para os casos de cisão parcial ou incorporação, quando é incorporadora, ocorre se a data da situação especial ocorrer no último dia do ano. Nesse caso, será gerada apenas uma escrituração.
Caso a situação especial ocasione a extinção da pessoa jurídica, incorporação, no caso de incorporada, ou cisão total ou fusão, só haverá escrituração do início do ano-calendário, ou data posterior, caso o contribuinte tenha iniciado suas atividades do próprio ano-calendário, até a data da situação especial
7.2 - APURAÇÃO TRIMESTRAL
Mesmo que a apuração do IRPJ seja trimestral o livro poderá ser anual. A legislação do IRPJ obriga a elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gerador do tributo, portanto nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações Trimestrais e a anual.
7.3 - MUDANÇA DE CONTADOR
Nos casos em que houver mudança de contador no meio do ano-calendário, a escrituração poderá ser fracionada para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável, desde que respeitados os limites trimestrais.
7.4 - MUDANÇA DE PLANO DE CONTAS
Nos casos em que ocorrer mudança do plano de contas, a escrituração também poderá ser fracionada para que cada plano corresponda a um período, desde que respeitados os limites trimestrais.
7.5 - MUDANÇA DA SEDE DA EMPRESA
Nessa situação, a escrituração contábil do período que ainda não foi transmitido deve ser enviada considerando o NIRE da nova sede da empresa.
8 - SUBSTITUIÇÃO - RETIFICAÇÃO
Não será possível fazer a retificação da Escrituração Contábil Digital, apenas é permitido efetuar a substituição do livro enviado.
A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência.
A Resolução CFC nº 1.330/2011, aprovou a ITG 2000, que trata da retificação de lançamentos no item 31. Conforme prevê mencionado ato, são formas de retificação o estorno, a transferência e a complementação.
O livro já autenticado não pode ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada. Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.
O contribuinte, portanto, deve ficar muito atento quando da entrega da ECD, tendo em vista que após a autenticação pela Junta Comercial, fica impedida a sua retificação.
A Receita Federal inclusive se pronunciou a respeito, por meio do Manual de orientação do leiaute do SPED Contábil (ECD), prevendo essa vedação à retificação, e tratando das hipóteses em que o livro poderá ser substituído, desde que ainda não tenha sido autenticado, conforme é transcrito a seguir:
A Resolução CFC nº 1.330/2011, aprovou a ITG 2000, que trata da retificação de lançamentos no item 31. Conforme prevê mencionado ato, são formas de retificação o estorno, a transferência e a complementação.
O livro já autenticado não pode ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada. Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.
O contribuinte, portanto, deve ficar muito atento quando da entrega da ECD, tendo em vista que após a autenticação pela Junta Comercial, fica impedida a sua retificação.
A Receita Federal inclusive se pronunciou a respeito, por meio do Manual de orientação do leiaute do SPED Contábil (ECD), prevendo essa vedação à retificação, e tratando das hipóteses em que o livro poderá ser substituído, desde que ainda não tenha sido autenticado, conforme é transcrito a seguir:
Seção 1.12. Substituição do Livro Digital Transmitido
Se o livro digital já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, é possível verificar o andamento dos trabalhos de autenticação por meio do PVA do Sped Contábil, no menu "Consulta Situação".
O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial) ou substituído.
Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Também pode haver substituição nos seguintes estados: recebido, recebido parcialmente, aguardando processamento, aguardando pagamento e autenticado (*).
Se o livro digital já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, é possível verificar o andamento dos trabalhos de autenticação por meio do PVA do Sped Contábil, no menu "Consulta Situação".
O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial) ou substituído.
Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Também pode haver substituição nos seguintes estados: recebido, recebido parcialmente, aguardando processamento, aguardando pagamento e autenticado (*).
| Status | Permite Substituição |
| Em análise | Não |
| Em Exigência | Sim |
| Autenticado | Não (*) |
| Substituído | Não |
| Recebido | Sim |
| Recebido Parcialmente | Sim |
| Aguardando Processamento | Sim |
| Aguardando Pagamento | Sim |
Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/13:
Art. 16. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
Parágrafo Único: Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.
Não confunda substituição do livro com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
Art. 34. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades fará publicar, em jornal de grande circulação do local do estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito hora à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.
(*) De acordo com os art. 17, 18, 19, 20 e 21 da Instrução Normativa DREI no 111/13:
Art. 17. Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração.
Parágrafo Único: Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma do artigo precedente e que gere demonstrações contábeis
inconsistentes.
Art. 18. O termo de cancelamento será lavrado:
I - Na mesma parte do livro onde foi lavrado o Termo de Autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; e
II - Em arquivo próprio, quando livro digital.
Art. 19. O termo de cancelamento será lavrado por autenticador e conterá número do processo administrativo ou judicial que o determinou.
Art. 20. O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração.
Parágrafo Único: Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por dois contadores.
Art. 21. Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao Departamento de Registro Empresarial e Integração, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital,
justificando claramente o motivo para o referido cancelamento.
Parágrafo Único: O DREI encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, no de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis.
Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
Art. 16. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
Parágrafo Único: Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.
Não confunda substituição do livro com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
Art. 34. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda - Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades fará publicar, em jornal de grande circulação do local do estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito hora à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.
(*) De acordo com os art. 17, 18, 19, 20 e 21 da Instrução Normativa DREI no 111/13:
Art. 17. Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração.
Parágrafo Único: Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma do artigo precedente e que gere demonstrações contábeis
inconsistentes.
Art. 18. O termo de cancelamento será lavrado:
I - Na mesma parte do livro onde foi lavrado o Termo de Autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; e
II - Em arquivo próprio, quando livro digital.
Art. 19. O termo de cancelamento será lavrado por autenticador e conterá número do processo administrativo ou judicial que o determinou.
Art. 20. O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração.
Parágrafo Único: Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por dois contadores.
Art. 21. Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao Departamento de Registro Empresarial e Integração, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital,
justificando claramente o motivo para o referido cancelamento.
Parágrafo Único: O DREI encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, no de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis.
Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
| Livros Substituição | Livros Substituição |
| G | Pode ser substituído por outro livro G ou pelos livros R ou B. |
| R | Pode ser substituído por outro livro R ou pelos livros G ou B. |
| B | Pode ser substituído por outro livro B ou pelos livros G ou R. |
| A | Pode ser substituído por outro livro A ou pelo livro Z. |
| Z | Pode ser substituído por outro livro Z ou pelo livro A. |
| S | Pode ser substituído por outro livro S. |
O NIRE é o Número de Inscrição no Registro de Empresas na Junta Comercial. Até a versão 2.X do PVA do Sped Contábil, o sistema identificava a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Portanto, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, deve ser utilizado o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição, pois o PVA do Sped Contábil não permite a substituição de escrituração em virtude de NIRE incorreto. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.
A partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil (a partir de julho de 2013), a chave é o [HASH]. Portanto, a partir da versão 3.X, será possível, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, efetuar a substituição da escrituração.
No Sped Contábil é possível transmitir uma escrituração de um ano-calendário posterior e, depois, transmitir a escrituração de um ano-calendário anterior.
A mesma regra vale para a substituição. É possível substituir uma escrituração de um ano-calendário anterior, mesmo já tendo transmitido uma escrituração de um ano-calendário posterior.
Para substituição do livro digital:
1. Corrija as informações no arquivo (livro digital): se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura.
A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo "Bloco de Notas".
Observação: A partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil, é possível corrigir as informações no próprio PVA que possui a funcionalidade de edição de campos.
2. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.
3. Assine.
4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser
substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F (Não há a letra "O" no hash; sempre é o numeral 0). Informe também o DV.
5. Assine o requerimento.
6. Transmita.
Observação: Em alguns casos de correção de exigências, o hash da escrituração substituta não é alterado, como por exemplo, na troca de assinatura do requerimento de autenticação de procurador para administrador. Nessas situações, para que um novo hash seja gerado, inclua um espaço em brando em qualquer campo texto (sem limitação de tamanho) da escrituração e adote novamente o procedimento de substituição do livro digital.
Observação: Substituição no caso de sociedades não empresárias (sem NIRE) - Segue o mesmo roteiro destacado acima.
art. 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/2013.
A partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil (a partir de julho de 2013), a chave é o [HASH]. Portanto, a partir da versão 3.X, será possível, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, efetuar a substituição da escrituração.
No Sped Contábil é possível transmitir uma escrituração de um ano-calendário posterior e, depois, transmitir a escrituração de um ano-calendário anterior.
A mesma regra vale para a substituição. É possível substituir uma escrituração de um ano-calendário anterior, mesmo já tendo transmitido uma escrituração de um ano-calendário posterior.
Para substituição do livro digital:
1. Corrija as informações no arquivo (livro digital): se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura.
A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo "Bloco de Notas".
Observação: A partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil, é possível corrigir as informações no próprio PVA que possui a funcionalidade de edição de campos.
2. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.
3. Assine.
4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser
substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F (Não há a letra "O" no hash; sempre é o numeral 0). Informe também o DV.
5. Assine o requerimento.
6. Transmita.
Observação: Em alguns casos de correção de exigências, o hash da escrituração substituta não é alterado, como por exemplo, na troca de assinatura do requerimento de autenticação de procurador para administrador. Nessas situações, para que um novo hash seja gerado, inclua um espaço em brando em qualquer campo texto (sem limitação de tamanho) da escrituração e adote novamente o procedimento de substituição do livro digital.
Observação: Substituição no caso de sociedades não empresárias (sem NIRE) - Segue o mesmo roteiro destacado acima.
art. 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/2013.
9 - ASSINATURA
O livro digital deverá ser assinado com certificado do tipo A-3, devendo ser utilizados apenas certificados e-CPF. Os certificados da pessoa jurídica e-CNPJ não poderá ser utilizado.
O contabilista deverá assinar sempre por último, pois o PVA do Sped Contábil só permitirá que o contabilista assine após a assinatura de todos os representantes da empresa listados no registro J930.
A procuração eletrônica da RFB não poderá ser utilizada, somente poderá ser utilizada a procuração eletrônica arquivada na Junta Comercial, pois o Sped Contábil não faz a conferência da assinatura ou dos procuradores, sendo esta conferência feita apenas pela Junta Comercial.
A procuração eletrônica da RFB não poderá ser utilizada, somente poderá ser utilizada a procuração eletrônica arquivada na Junta Comercial, pois o Sped Contábil não faz a conferência da assinatura ou dos procuradores, sendo esta conferência feita apenas pela Junta Comercial.
10 - PLANO DE CONTAS REFERENCIAL
A adoção pela pessoa jurídica do plano referencial em sua contabilidade é facultativa, porém para a transmissão do arquivo digital a pessoa jurídica deverá amarrar as contas do seu plano de contas utilizado com o plano de contas referencial.
O PVA do Sped Contábil adota, a partir do ano-calendário 2014, os mesmos planos de contas referenciais constantes no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), nos registros L100, L300, P100, P150, U100 e U150.
11 - AUTENTICAÇÃO
A competência para autenticação de livros digitais é da Junta Comercial.
Não poderá existir duas escriturações relativas ao mesmo período, portanto, no caso de já existir um livro em papel já autenticado, a empresa deve transmitir o livro digital para o mesmo período, para cumprir a obrigação com a RFB. Este livro deverá ser indeferido pela Junta Comercial, tendo em vista que já existe um livro em papel autenticado referente ao mesmo período.
11.1 - JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE SÃO PAULO
A JUCESP (Junta Comercil do Estado de São Paulo) editou a Portaria nº 19/2010, que disciplina procedimentos para solicitação de colocação em exigência de livro contábil enviado pelo Sistema Públio de Escrituração Digital - SPED.
Conforme a Portaria nº 19/2010, o pedido de colocação em exigência de livros contábeis digitais enviados pelo Sistema Público de Escrituração Digital - Sped Contábil, para autenticação pela JUCESP - Junta Comercial do Estado de São Paulo deverá ser feito através de e-mail, exclusivamente, para o endereço eletrônico: exigencialivros@fazenda.sp.
Para assinar o e-mail com certificação digital, o emitente, deverá ser um dos signatários que assinaram o requerimento de autenticação do referido livro, ou pelo contabilista que assinou a escrituração contábil digital.
No campo "ASSUNTO", do e-mail, deverá ser colocado a expressão: "PEDIDO DE EXIGÊNCIA DOS LIVROS DIGITAIS".
No corpo do e-mail, deverá constar: a Denominação Social da Empresa, NIRE, nº do protocolo de entrega do arquivo enviado pelo Sistema Público de Escrituração Digital - SPED Contábil, identificação do livro, seu número sequencial, período a que se refere à escrituração e os motivos para tal solicitação.
Ressalte-se que os procedimentos enunciados devem ser seguidos pelos contribuintes situados no Estado de São Paulo. Para os demais Estados federativos devem ser observadas as normas específicas editadas por cada um.
Fundamentação: Portaria Jucesp nº 19/2010.
Para assinar o e-mail com certificação digital, o emitente, deverá ser um dos signatários que assinaram o requerimento de autenticação do referido livro, ou pelo contabilista que assinou a escrituração contábil digital.
No campo "ASSUNTO", do e-mail, deverá ser colocado a expressão: "PEDIDO DE EXIGÊNCIA DOS LIVROS DIGITAIS".
No corpo do e-mail, deverá constar: a Denominação Social da Empresa, NIRE, nº do protocolo de entrega do arquivo enviado pelo Sistema Público de Escrituração Digital - SPED Contábil, identificação do livro, seu número sequencial, período a que se refere à escrituração e os motivos para tal solicitação.
Ressalte-se que os procedimentos enunciados devem ser seguidos pelos contribuintes situados no Estado de São Paulo. Para os demais Estados federativos devem ser observadas as normas específicas editadas por cada um.
Fundamentação: Portaria Jucesp nº 19/2010.
12 - COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÕES
As informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do SPED, serão compartilhadas com as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e ainda com os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.
Tal compartilhamento restringe-se ao limite de competência dos entes acima mencionados, observada ainda a legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário, nas seguintes modalidades de acesso:
a) integral, para cópia do arquivo da escrituração (no caso de iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD);
a) integral, para cópia do arquivo da escrituração (no caso de iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD);
b) parcial, para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.
Fundamentação: art. 7º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.
Fundamentação: art. 7º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.
13 - PENALIDADES
A multa poderá ser aplicada pelo não cumprimento da obrigação acessória dentro do prazo estipulado e também se a obrigação for entregue com erros ou omissões. Artigo 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001
a) R$ 500,00 por mês calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional, inclusive para as pessoas jurídicas de direito público;
b) R$ 1.500,00 por mês calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;
c) R$ 100,00 por mês calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas.
As multas acima terão redução de 50% quando a obrigação for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.
a) 3% não inferior a R$ 100,00 do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;
b) 1,5% não inferior a R$ 50,00 do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.
b) R$ 1.500,00 por mês calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;
c) R$ 100,00 por mês calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas.
As multas acima terão redução de 50% quando a obrigação for cumprida antes de qualquer procedimento de ofício.
a) 3% não inferior a R$ 100,00 do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;
b) 1,5% não inferior a R$ 50,00 do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.
14 - CHECK-LIST - ECD
Foi divulgado, pela Fenacon, um check-list a ser utilizado antes do envio da escrituração contábil digital - ECD. O objetivo é a redução da quantidade de escriturações que são colocadas em exigência, que, atualmente, supera 50% dos livros digitais analisados.
O check-list foi formulado pelo grupo SPED Contábil (Fenacon, RFB, DNRC, CFC e Juntas Comerciais convidadas)
Abaixo segue tabela com o check-list formulado. O check-list também pode ser acessado pelo endereço: http://www.fenacon.org.br/
O check-list foi formulado pelo grupo SPED Contábil (Fenacon, RFB, DNRC, CFC e Juntas Comerciais convidadas)
Abaixo segue tabela com o check-list formulado. O check-list também pode ser acessado pelo endereço: http://www.fenacon.org.br/
Se quaisquer das questões não forem respondidas afirmativamente, faça as correções necessárias antes da transmissão para o Sped.
SIM
O NIRE foi informado corretamente?
No caso de escrituração descentralizada, informar o NIRE da filial titular da escrituração. O número do livro (número de ordem) está na sequência correta? O número é o imediatamente posterior ao livro do período imediatamente anterior. É irrelevante se o livro anterior foi em papel, fichas, microfichas ou digital. O livro do período imediatamente anterior já foi autenticado? Os livros devem ser apresentados obedecendo a ordem cronológica e do número de ordem. A natureza do livro - finalidade a que se destina o instrumento de escrituração - está correta? A natureza do livro é a sua denominação (Exemplos de denominação: Livro Diário, Livro Diário Geral, Livro Caixa, Diário Auxiliar de Contas a Pagar, etc.) Nome da Empresa está correto e completo? O nome deve ser exatamente aquele que consta dos atos constitutivos e suas alterações. Não devem ser feitas abreviações se elas não constarem dos atos constitutivos e alterações. Os termos "ME" (Microempresa) e "EPP" (Empresa de Pequeno Porte) são exclusivos de tais tipos de societários e devem, obrigatoriamente, constar do nome empresarial, a partir do arquivamento do ato em que tais expressões tenham sido incluídas no nome. O CNPJ foi informado corretamente? A data de arquivamento do ato constitutivo confere com a data de seu registro na Junta Comercial? Ou, Data de conversão de sociedade simples (registrada em cartório) para sociedade empresária (registrada em junta comercial) está correta? A data de arquivamento ou de conversão fica na etiqueta do NIRE, exceto quando houver mudança de UF da sede ou transformação de tipo societário. Neste caso, verifique no documento de constituição a data de arquivamento. O município da sede da empresa está correto? Quando se tratar de escrituração descentralizada, informar o município da filial titular da escrituração. A data de início da escrituração não está contida em outro livro apresentado (ainda que em papel)? A data de término da escrituração não está contida em outro livro apresentado (ainda que em papel)? A empresa já era cadastrada na junta comercial no período a que a escrituração se refere? Se o livro Diário for do tipo R (diário com escrituração resumida), o Hash dos Livros Auxiliares foi informado corretamente no livro principal? Os nomes dos signatários estão corretos? Assinam a ECD as pessoas físicas que, segundo os atos que estão arquivados na junta comercial, tem poder para assinar. No caso de procuração, ela deve ser específica e estar arquivada na junta comercial. A indicação do cargo do signatário da escrituração está correta? Os signatários tem competência para assinar esta escrituração? Assinam a ECD as pessoas físicas que, segundo os atos que estão arquivados na junta comercial, têm poder para assinar. No caso de procuração, ela deve estar dentro do prazo de validade, ser específica e estar arquivada na junta comercial. Os signatários têm competência para assinar o requerimento de autenticação? Assinam o requerimento as pessoas físicas que, segundo os atos que estão arquivados na junta comercial, têm poder para assinar. No caso de procuração, ela deve estar dentro do prazo de validade, ser específica e estar arquivada na junta comercial. O contador não deve assinar, exceto se na qualidade de procurador. A indicação, no requerimento, do cargo do signatário da escrituração está correta? A identificação do documento de pagamento do preço da autenticação está informada corretamente no requerimento? No caso do DF, informar "inexistente" no campo próprio do requerimento e apresentar o documento de arrecadação na Junta Comercial. As empresas jurisdicionadas pela Jucemg não informam a identificação do documento de pagamento no requerimento. Após o envio da escrituração, devem entrar no site da Jucemg e baixar o documento de arrecadação. A data pagamento do preço da autenticação está informada corretamente no requerimento? Esta verificação não se aplica às empresas jurisdicionadas pelaJucemg. |
Fonte: Fenacon - Ano III - 856, Brasília, 11 de junho de 2013.
