ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL FISCAL (ECD) - A SUBSTITUIÇÃO E O TERMO DE VERIFICAÇÃO
1 - INTRODUÇÃO
Desde a publicação do Decreto nº 8.683/2016, a autenticação da Escrituração Contábil Digital (ECD) ocorria no momento da transmissão dos registros. Com esse procedimento, a substituição da ECD, uma das funcionalidades mais utilizadas pelas pessoas jurídicas, desde a criação da ECD, ficou bastante prejudicada.
Através da Instrução Normativa RFB nº 1.679/2016 publicada pela Receita Federal (DOU de 29/12) forma alteradas as regras de apresentação e substituição da Escrituração Contábil Digital – ECD de que trata a Instrução Normativa nº 1.420 de 2013, e através do Ato Declaratório Executivo nº 9 de 121/12/2016, DO-U de 19/12/2016, foram divulgadas as especificações do registro através do qual ocorrerá o procedimento de cancelamento e da autenticação e a apresentação de ECD substituta, que conforme a norma, somente poderão ser feitos mediante apresentação de Termo de Verificação para fins de Substituição.
O programa da ECD com essas funcionalidades será disponibilizado até o final de janeiro de 2017, e esse procedimento de substituição será obrigatório para qualquer leiuate e qualquer ano da ECD, conforme orientação constante no link http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/2093 do Portal do SPED.
2 - PRE-REQUSITOS BÁSICO PARA CANDELAMENTO E SUBSTITUIÇÃO DA ECD
O cancelamento da autenticação e a apresentação de ECD substituta somente poderão ser feitos mediante apresentação de Termo de Verificação para fins de Substituição.
E, neste sentido, conforme o artigo 5º-A, da Instrução Normativa RFB 1420, determina que depois de autenticados somente poderão ser substituídos os livros que contenham erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos, nos termos das Normas Brasileiras de Contabilidade.
O cancelamento da autenticação e a apresentação de ECD substituta somente poderão ser feitos mediante apresentação de Termo de Verificação para fins de Substituição que os justifique, o qual deverá integrar a escrituração substituta e conterá, além do detalhamento dos erros que motivaram a substituição:
I - identificação da escrituração substituída;
II - descrição pormenorizada dos erros
III - identificação clara e precisa dos registros que contêm os erros, exceto quando estes decorrerem de outro erro já discriminado
3 - NOVO MANUAL DA ECD
A Coordenação-Geral de Fiscalização (Cofis), da Receita Federal, através do Ato Declaratório Executivo 93, publicado no Diário Oficial da União desta segunda-feira (19/12), aprova o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (ECD), versão 5, cujo conteúdo está disponível em http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1569 .
No novo Manual, item 1.12. Substituição do Livro Digital Transmitido, temos:
a) Criação de funcionalidade de importação de arquivo .rtf a partir do programa da ECD, no registro J800;
b) Criação de campo para identificar o tipo do documento inserido no registro J800 (Demonstração do Resultado Abrangente, Demonstração dos Fluxos de Caixa, Demonstração do Valor Adicionado, Notas Explicativas, Relatório da Administração, Parecer dos Auditores, Outros);
c) Criação do registro J801 - Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD - que permitirá o cancelamento da autenticação e posterior substituição da ECD pelo próprio programa. As regras constam no próprio registro e no item 1.12 do Manual;
d) Inclusão dos signatários do termo previsto no registro J801 no registro J930, que passa a ser denominado de "Identificação dos Signatários da Escrituração e do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD".
4 - REGISTRO J801: ROTEIRO PRATICO PARA SUBSTITUIÇÃO DA ECD COM NIRE OU SEM NIRE
O registro J801 deve ser utilizado, no caso de substituição de um arquivo da ECD, conforme previsão da Instrução Normativa RFB no 1.420/2013.
O procedimento para anexar é o seguinte:
1 – Digite o documento que deseja anexar no Word;
2 – Salve o documento como .rtf;
3 – Abra o documento no Bloco de Notas;
4 – Copie todo o conteúdo do arquivo aberto no Bloco de Notas;
5 – Cole o conteúdo copiado no registro J801;
6 – Importe o arquivo, de acordo com o Leiaute da ECD, para o programa da ECD.
Funcionalidade de inclusão arquivo cadastrado no J801 no programa da ECD:
1 – Selecionar a opção incluir arquivo rtf.
2 – O sistema abre uma interface de localização de arquivo.
3 – Selecionar somente arquivo ".RTF" (formato RTF)
4 – O sistema copia o arquivo para a pasta do sistema com o nome padronizado.
5 – O sistema calcula o hash e armazena o nome o local e o hash da cópia do arquivo selecionado.
6 – O sistema coloca o nome do arquivo no campo descrição.
Funcionalidade de exclusão arquivo cadastrado no J801 no programa da ECD:
1 – Selecionar um registro e solicitar a exclusão (Botão "-").
2 – O sistema exclui o registro J801 e o arquivo na pasta.
A entidade deverá preencher o registro J801 – Termo de Verificação Para Fins de Substituição da ECD – detalhando os erros que deram motivo à substituição. Este termo deverá integrar a escrituração substituta e conterá:
I - Identificação da escrituração substituída;
II - Descrição pormenorizada dos erros;
III - Identificação clara e precisa dos registros que contêm os erros, exceto quando o erro for decorrência necessária de outro erro já discriminado;
IV - Declaração de que o(s) signatário(s) do Termo de Verificação não é(são) responsável(is) pelas escriturações, substituta ou substituída, exceto quando ele(s) for(em), também, signatário(s) de uma delas.
Roteiro prático para substituição do livro digital (Para ECD com NIRE ou sem NIRE):
1. Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.
2. No registro 0000, campo IND_FIN_ESC, defina que a ECD é “Substituta”.
3. No registro 0000, campo COD_HASH_SUB, identifique o HASH (código de 40 caracteres hexadecimais) da ECD a ser substituída.
4. Corrija as demais informações no próprio editor de texto do tipo “Bloco de Notas” ou no PVA do Sped Contábil. Se for utilizar o PVA do Sped Contábil, importe o arquivo sem assinatura para o PVA.
5. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.
6. Assine.
7. Transmita.
Casos de substituições possíveis:
Original
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Substituta
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G
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G
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O Livro “G” transmitido é substituto do livro “G” original, deve informar o HASH do livro “G” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD).
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G
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R
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Deve-se transmitir um dos livros auxiliares “A” ou “Z” do livro “R” como substituto do livro “G” original, informando o HASH do livro “G” original, além do registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). Os demais livros devem ser enviados como originais, inclusive o próprio livro “R”.
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R
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R
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O livro “R” transmitido é substituto do livro “R” original, deve informar o HASH do livro “R” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD).
Observação: Caso haja substituição ou inclusão dos livros auxiliares, eles devem ser substituídos ou incluídos (como originais) antes da substituição do livro “R”.
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R
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G
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O livro “G” transmitido é substituto do livro “R” original, deve informar o HASH do livro “G” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD).
No momento da transmissão, o sistema demonstrará o livro “R” e todos os seus livros auxiliares “A” ou “Z”, permitindo a substituição de todos livros “R”, “A” ou “Z” pelo livro “G”.
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G
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B
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Se o livro “B” não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” por outro livro “G”.
Se o livro “B” tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” pelo livro “R”.
|
R
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B
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Se o livro “B” não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” pelo livro “G”.
Se o livro “B” tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” por outro livro “R”.
|
B
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G
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Se o livro “B” não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” por outro livro “G”.
Se o livro “B” tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” pelo livro “G”.
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B
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R
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Se o livro “B” não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” pelo livro “R”.
Se o livro “B” tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” por outro livro “R”.
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B
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B
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Se os livros “B” original e substituto não tiverem livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” por outro livro “G”.
Se o livro “B” original não tiver livros auxiliares e o livro “B” substituto tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “G” pelo livro “R”.
Se o livro “B” original tiver livros auxiliares e o livro “B” substituto não tiver livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” pelo livro “G”.
Se os livros “B” original e substituto tiverem livros auxiliares, adote o mesmo procedimento de substituição de um livro “R” por outro livro “R”.
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A ou Z
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A ou Z
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O livro “A” ou “Z” transmitido é substituto do livro “A” ou “Z” original, deve informar o HASH do livro “A” ou “Z” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD).
Observação: É possível substituir livro “A” por livro “Z” e vice-versa.
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Com NIRE
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Sem NIRE
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Utilizar a opção “1 – Substituta” no campo 0000.IND_FIN_ESC.
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Sem NIRE
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Com NIRE
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Utilizar a opção “1 – Substituta” no campo 0000.IND_FIN_ESC.
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Um arquivo
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Vários arquivos
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Um dos arquivos transmitidos é substituto do arquivo original, deve informar o HASH do arquivo original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD). Os demais arquivos devem ser enviados como originais.
Exemplo: Substituição de um arquivo contendo o período de 01/01/2016 a 31/12/2016 por vários arquivos mensais.
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Vários Arquivos
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Um arquivo
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O arquivo transmitido é substituto de um dos arquivos originais, deve informar o HASH do livro “G” original e deve conter o registro J801 (Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD).
No momento da transmissão, o sistema demonstrará todos os arquivos originais, permitindo a substituição de todos os arquivos originais pelo arquivo substituto.
Exemplo: Substituição de vários arquivos contendo períodos mensais por um arquivo contendo o período de 01/01/2016 a 31/12/2016.
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Caso, com as instruções acima, ainda tenha problemas na substituição da ECD, envie para análise para o Fale Conosco da ECD (faleconosco-sped-ecd@receita.fazenda.gov.br), a cópia do arquivo da ECD substituto.
5 - ASSINATURA DO TERMO DE VERIFICAÇÃO
O Termo de Verificação para Fins de Substituição será assinado:
a) Pelo próprio profissional contábil que assina a escrituração substituta, quando a correção dos erros não depender de alterações de lançamentos contábeis, saldos, ou demonstrações contábeis, tais como, correções em termo de abertura ou de encerramento e na identificação dos signatários;
b) Por 2 (dois) profissionais contábeis, sendo 1 (um) deles contador, quando a correção do erro gerar alterações de lançamentos contábeis, de saldos ou de demonstrações não auditadas por auditor independente;
c) Por 2 (dois) contadores, sendo 1 (um) deles auditor independente, quando a correção do erro gerar alterações de lançamentos contábeis, de saldos ou de demonstrações que tenham sido auditadas por auditor independente.
Somente profissionais contábeis regularmente habilitados poderão assinar o Termo de Verificação
São nulas as alterações feitas sem o Termo de Verificação para fins de Substituição aqui tratado.
6 - A ENTREGA DA ECD PELAS EMPESAS OPTANTES PELO SIMPLES NACIONAL
A Resolução CGSN 131/2016, altera a Resolução 94/2011 determinando as micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional que receberem aporte de capital de investidor-anjo ficarão obrigadas à adotar a ECD.
Assim, na hipótese de entrega da ECD e necessidade da retificação, também deverão ser obedecidas as normas aqui expressas, ou seja, a empresa deverá gerar o arquivo da ECD com recursos próprios e submetê-lo ao Programa Validador e Assinador (PVA) do Sped Contábil para validação de conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização, e na retificação, adotar todo o procedimento acima exposto..
