13 erros de fluxo de caixa que sua empresa não pode cometer
Tão importante quanto ter um negócio
rentável, é saber gerenciar o fluxo de caixa.
Alguns erros são bastante comuns na hora de estruturá-lo, e alguns empreendedores acabam fazendo escolhas equivocadas,
seja por inexperiência ou desconhecimento na área financeira, comprometendo uma
boa avaliação e, assim, seu correto gerenciamento.
Elaborei 13 erros de fluxo
de caixa que sua empresa não pode cometer. Quer saber quais são? Acompanhe o
post de hoje!
1. Não controlar o fluxo de
caixa
Ter todo conhecimento na área do seu
negócio não é o suficiente, se você não aliar ao financeiro.
O crescimento de um negócio se
viabiliza a partir daí, iniciando pelo fluxo de caixa, que nada mais é do que
as entradas e saídas financeiras. Manter o controle disso permite que você
saiba quanto sobra, de onde vem e para onde vai o seu dinheiro.
Quando não é feito, a falta de
perspectiva torna impossível evitar problemas antes que eles aconteçam porque,
além de fazer parte da rotina, o controle do fluxo de caixa mostra muito
sobre o futuro.
Ou seja, é o básico para ter lucro.
Assim como ajuda a agir antecipadamente de acordo com o que se consegue
analisar, também instiga a planejar e investir melhor, gerando benefícios a
curto, médio e longo prazo.
2. Não atualizar o fluxo de
caixa com periodicidade
A correria do dia a dia faz com que
muitos empreendedores deixem para atualizar seu fluxo uma vez por semana ou
mensalmente. Contudo, os pagamentos e recebimentos são diários e, se você não
conhece as informações com precisão, não poderá tomar qualquer tipo de decisão
confiável.
Dica: o sistema Flua envia diariamente um lembrete por e-mail com
contas a pagar e a receber. Para manter o fluxo atualizado, basta acessá-lo e
marcar como realizado.
Não são raras as vezes que o dinheiro sai do caixa para comprar um material de
expediente ou mesmo pagar uma dívida, mas nem sempre essas saídas são
contabilizadas no lançamento mensal ou registradas instantaneamente.
O acompanhamento diário é essencial
para se ter um bom controle do fluxo de caixa,
o que possibilita a você identificar problemas e riscos financeiros com antecedência e
tomar providências em tempo hábil para evitar consequências graves.
3. Não categorizar os
lançamentos do caixa
É fundamental registrar separadamente
as entradas e saídas previstas, as que já foram efetivamente
realizadas e, também, saber de onde elas vieram, para onde e quando
foram.
Além disso, fazer a distinção de
itens como impostos, pró-labore e funcionários permite controle sobre
cada centavo pago e recebido.
Quando você tem conhecimento sobre em
quais áreas os recursos estão sendo mais gastos,
pode traçar estratégias para diminuir despesas desnecessárias. Da mesma forma
que os recebimentos, categorizando as
receitas é possível detectar onde estão as maiores
rentabilidades e direcionar novos investimentos a essas áreas.
Dica: entenda como categorizar as suas contas lendo
o artigo: Categorias financeiras.
4. Utilizar categorias
genéricas
Você já entendeu a importância de
utilizar categorias no tópico anterior, então não seja genérico na hora de
criar novas categorias.
É normal ter alguns momentos de
criatividade limitada ou preguiça, mas encontrar entradas e saídas
categorizadas como “Outras entradas”, “Entradas diversas”, “Outras saídas” e
“Saídas diversas” é o mesmo que nada. Valorize sua organização! Ela
lhe salvará futuramente na prestação de contas e no seu planejamento
orçamentário.
5. Controlar via livro-caixa
Muitos anos atrás, a melhor forma de
controlar o fluxo era através de cadernos, chamados livro-caixa.
Porém, ao registrar entradas e saídas
com apenas papel e caneta, o fluxo de caixa acaba por ser somente um registro
do passado e não desempenha sua utilidade principal, que é ajudar a entender o
passado e, também, a previsão do futuro para tomar melhores decisões
agora, no presente.
Sem as informações necessárias, é
impossível entender claramente como está a saúde financeira, onde investir ou
cortar gastos. Por isso, ter suas finanças organizadas em um software, como o
Flua, faz uma enorme diferença no dia a dia e na melhoria do seu negócio como
um todo.
Nele, você consegue utilizar os dados
de maneira inteligente, gerando gráficos e relatórios detalhados das receitas e
despesas, separados por período de tempo, setores ou de acordo com as suas
necessidades.
6. Contar com dinheiro que
ainda não entrou
Esta é outra situação muito comum de
ocorrer nas empresas: contar com dinheiro que ainda não entrou em caixa.
Por exemplo, uma venda parcelada em 5
vezes, com a primeira parcela a ser paga pelo cliente após 30 dias. Isso
significa que uma parcela irá entrar somente daqui a 30 dias, e muitos
empreendedores acabam gastando antes mesmo do dinheiro entrar, sem se dar conta
que correm um grande risco de o cliente atrasar, uma despesa mais urgente
surgir, os bancos entrarem em greve ou ocorrer outro imprevisto.
O ideal é aguardar os recebimentos
serem concretamente efetuados antes de realizar qualquer tipo de
investimento ou gasto, para evitar que o caixa fique negativo. A dica aqui
é: lance suas vendas de acordo com a forma de pagamento do cliente.
Dica: acompanhe através do software financeiro Flua os
saldos consolidados e o fluxo de caixa projetado para tomar as suas decisões.
7. Contas pessoais e contas
da empresa
Este talvez seja um dos erros mais comuns, cometidos principalmente
por empreendedores iniciantes: confundir as contas pessoais com as contas
da empresa.
É preciso entender que o caixa da
empresa não é sua conta bancária e que não está ali para fazer saques sempre
que precisar. Tente estabelecer um valor fixo para o pró-labore e incluí-lo
no planejamento mensal do fluxo de caixa, isso
vai evitar que retiradas constantes possam causar perdas maiores.
8. Ter inconsistência nas
informações lançadas
Nada adianta lançar um grande volume
de informações no fluxo de caixa todos os dias, se esses dados não
apresentam o detalhamento ideal.
Por exemplo, indicar que no dia de
hoje aconteceu “+ R$ 50 p/ banco” pode significar entrada de R$ 50 na venda de
bancos, mas, ao término do mês, você ou seu colega pode entender algo como
“pagar R$ 50 ao banco”.
Com isso, é certo que você dedicará
um bom tempo tentando se lembrar do significado da observação, fora a
possibilidade de interpretá-la erroneamente sem sequer perceber.
Mantenha, então, as informações
claras e completas em todos os registros que forem feitos.
9. Controlar via planilha
Mesmo parecendo fácil, os processos
em uma planilha são todos manuais. Você pode perder anotações, os dados podem
ser alterados ou excluídos por acidente e tudo virar uma bagunça. Com o tempo,
exige mais esforço, afeta sua produtividade e não garante o mesmo controle,
principalmente diante de perda, acidente ou, até mesmo, roubo de dados.
Já em um software, é possível
automatizar muitos processos, diminuindo a chance de erros e, especialmente,
decisões erradas. É confiável, prático e lhe entrega tempo para que os
seus objetivos sejam alcançados dentro do planejado.
10. Superestimar a previsão
A estimativa de lucros elevados com base em suposições
ou informações falsas acaba traindo a organização em seu propósito de crescimento, contribuindo
para o fracasso.
Errar no lançamento
das informações, deixar lacunas no detalhamento diário e até as oscilações
do faturamento, causadas pela sazonalidade das vendas, podem
fazer com que qualquer empresa declare falência nos primeiros anos.
É por isso que, quanto mais realistas
forem as previsões, sobretudo, baseadas em projeções concisas, maior será a capacidade de acertar
nos próximos passos e sua empresa seguir firme no mercado.
11. Fazer compras ou
investimentos por impulso
Compras realizadas sem planejamento
afetam tanto a empresa quanto a vida pessoal.
Não importa qual tenha sido o gasto,
seja investir num patrocínio sem antes analisar as condições, substituir
equipamentos sem a análise do caixa ou comprar grandes encomendas em um mês
desfavorável, só trará prejuízos ao caixa da empresa.
Se o estoque não apresenta movimentação
e o retorno não acontece em curto ou médio prazo, é fácil identificar que
se trata de um gasto impulsivo, e poderá resultar em falta de dinheiro para
outras necessidades.
O ideal é aguardar a oportunidade
certa para comprar em grandes quantidades, pesquisar preços mais acessíveis e
investir somente quando houver certeza de que será possível cobrir os gastos.
12. Não usar um software de
gestão financeira
Contar com anotações ou planilhas para organizar o fluxo de caixa faz com que
você fique muito vulnerável a todos os erros e problemas que citei até aqui.
Não é à toa que a maior parte das
empresas já utiliza sistemas mais modernos, isto é, os softwares de gestão. É o melhor investimento que a sua
empresa também pode fazer no intuito de reduzir — ou eliminar — erros de
fluxo de caixa.
O Flua viabiliza, de forma
automatizada e muito mais dinâmica, a gestão dos pagamentos e
recebimentos, o registro de informação dos clientes e o monitoramento e controle do fluxo
financeiro.
Otimiza os processos, proporciona
segurança e confiabilidade às informações, além de tornar as rotinas
empresariais mais simples, oferecendo tranquilidade para que você possa se
concentrar em outras demandas.
13. Não conhecer os conceitos
básicos sobre Fluxo de Caixa